Quan hệ công chúng (tiếng Anh: public relations, viết tắt là PR) là một chức năng quản trị nhằm mục đích thiết lập, duy trì sự truyền thông hai chiều, sự hiểu biết, chấp nhận và hợp tác giữa một tổ chức và “công chúng” của họ.
Có hơn 500 khái niệm khác nhau về quan hệ công chúng hiện nay trên thế giới. Và trên đây là một khái niệm được nhiều người công nhận và sử dụng nhất.
Người quan hệ công chúng là người kể chuyện. Họ sáng tạo ra những câu chuyện nhằm bảo vệ, nâng cao hoặc xây dựng dang tiếng qua các phương tiện truyền thông, mạng xã hội…Một người quan hệ công chúng tốt sẽ biết cách phân tích, tìm ra những thông điệp tích cực và chuyển những thông điệp tích cực đó vào trong câu chuyện. Đối với những tin tức tiêu cực thì họ sẽ biết cách phản ứng tốt nhất để giảm thiểu thiệt hại.
Có 9 công cụ mà một chuyên gia về quan hệ công chúng sử dụng là:
- Viết và phân phối thông cáo báo chí
- Viết bài phát biểu
- Viết bài thuyết phục về một công ty và gửi trực tiếp cho các nhà báo
- Tạo và thực hiện các sự kiện đặc biệt được thiết kế để tiếp cận công chúng và quan hệ truyền thông
- Tiến hành nghiên cứu thị trường và thông điệp của công ty
- Mở rộng quan hệ kinh doanh qua mạng cá nhân hoặc tham gia và tài trợ cho các sự kiện
- Viết bài và viết blog cho các website (trang web nội bộ hay bên ngoài)
- Tạo các chiến lược quan hệ công chúng
- Thực hiện các chương trình khuyến mại và trả lời trực tuyến.
Làm thế nào để quan hệ công chúng khác biệt so với quảng cáo?
Đó chính là Không trả tiền và Trả tiền. Kiếm được và Mua. Đán tin cậy so với Hoài nghi. Quan hệ công chúng là hương vị tuyệt hảo, còn quảng cáo là không cảm thấy đầy bụng.
Quảng cáo là bạn phải trả tiền cho các phương tiện truyền thông còn quan hệ công chúng là bạn kiếm được tiền từ phương tiện truyền thông. Điều đó có nghĩa là bạn phải thuyết phục các phóng viên, biên tập viên viết một câu chuyện tích cực về bạn hoặc khách hàng của bạn, về thương hiệu hay vấn đề nào đó. Nó sẽ xuất hiện trên truyền hình, trang web hay tạp chí, chứ không phải là “trả tiền cho phương tiện truyền thông” để quảng cáo được xuất hiện. Từ đó câu chuyện của bạn sẽ trở nên đáng tin cậy hơn bởi chúng được xác nhận từ bên thứ 3.
Một sự khác biệt rất lớn khác đó chính là giá cả. Chi phí hàng tháng của các hãng quan hệ công chúng giảm xuống và có thể thuê ngoài cho các dự án cụ thể, còn quảng cáo thì rất đắt tiền.
Quảng cáo là những gì bạn “áp đặt”” cho khách hàng CẦN phải nghe để nhận biết về sản phẩm, doanh nghiệp của bạn. Còn quan hệ công chúng là những gì khách hàng MUỐN nghe, nhận thức và hiểu biết hơn về thông tin sản phẩm, doanh nghiệp của bạn. Từ đó dẫn đến cách hành vi mang lại lợi ích cho cả 2 bên.